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Reale, Elisabetta

Public administration archives : state of the art of record management and classification systems

2017 - EUM - Edizioni Università di Macerata

114-125 p.

  • Il contributo intende presentare una panoramica sull'attuale situazione della gestione documentale delle Pubbliche Amministrazioni e in particolare degli strumenti di organizzazione degli archivi correnti, vista dalla prospettiva della Direzione generale archivi, in ragione delle sue competenze istituzionali, che prevedono uno specifico ruolo nell'elaborazione e nell'approvazione dei piani di classificazione e conservazione. Al fine di delineare un quadro d'insieme, si procede ad una rassegna dei vari progetti realizzati nei vari settori degli archivi statali e pubblici non statali a partire dalla fine degli anni '90, in concomitanza quindi con il processo di riforma della Pubblica Amministrazione, nell'ambito del quale al sistema archivistico viene riconosciuto un ruolo di primo piano per l'attività stessa dell'ufficio. Per il settore degli archivi non statali si considera il lavoro dei numerosi gruppi di lavoro interistituzionali che hanno operato in questo ambito, dal progetto Titulus per gli archivi univ
  • ersitari, al lavoro condotto per gli enti pubblici territoriali (Comuni, Province, Regione), alle attività svolte per le aziende sanitarie, le camere di commercio, gli istituti bancari e scolastici. Per quanto riguarda gli uffici statali si procede ad un quadro riepilogativo dei vari dicasteri, con particolare attenzione alle esperienze più recenti, tra cui quella del gruppo di lavoro per gli archivi giudiziari. Un particolare approfondimento viene dedicato al caso del Mibact e al titolario attualmente in uso, predisposto ed adottato nel 2004 con l'introduzione del sistema di protocollo informatico, la sua evoluzione e le sue criticità, sino all'attuale esigenza di intervenire per una completa revisione e aggiornamento del titolario, al fine di adeguarlo sia alla nuova organizzazione e alle mutate competenze, sia al nuovo sistema di gestione documentale del Ministero. Nell'ottica della previsione di modelli potenzialmente condivisibili da parte delle PPAA viene illustrato il progetto promosso da AGID per la r
  • edazione di un modello unitario riferito alle voci delle attività strumentali e di supporto, presenti in tutti i titolari accanto a quelle specifiche delle attività istituzionali. Da questa rassegna, che non pretende certo di essere esaustiva, ma di offrire un quadro dell'attività realizzata nei diversi settori in un lasso di tempo di oltre 15 anni, si traggono infine alcune considerazioni finali sulle caratteristiche dei titolari di nuova generazione e sulle loro criticità, evidenziando l'esigenza di un coordinamento complessivo, che possa fungere da punto di riferimento per la predisposizione di nuovi strumenti e l'aggiornamento di quelli già esistenti, e in generale per lo studio e l'analisi dei problemi connessi a tali temi. Sempre alla luce delle esperienze illustrate, viene sottolineata l'importanza e il ruolo delle risorse umane impegnate e coinvolte, a vario livello, nelle attività connesse alla gestione documentale delle PPAA. [Testo dell'editore].
  • The contribution is aimed at presenting the state of art related to the records management in the public sector and, more specifically, to the main tools required for managing current records according to the Direction general for Archives and its specific competencies which imply a role for defining and approving classification and preservation plans. The article analyses various projects developed for the public sectors in the last 25 years in connection with the innovation processes for the public administration and the crucial role recognised to the records management. The paper illustrates the work done by working groups for universities, municipalities, regions and provinces but also for health environment, chambers of trade, banks and educational institutions. With reference to the State institutions, a general picture is presented for ministries such as Ministry of Justice and Ministry for cultural heritage.
  • In the last case, the classification system developed and adopted in 2004 in connection with the electronic registry system is discussed in detail. The paper presents also the project supported by the Agenzia dell'Italia digitale (AGID) dedicated to the definition of a common classification plan for administrative functions in the public sector. Even if not complete the picture is able to provide elements to evaluate the tools and their critical aspects, to stress the need for cooperation, to update the present systems and study general methodologies. The contribution is also dedicated to the role of professionals with specific experience in the records management systems for the public sector. [Publisher's Text].

Is part of

JLIS : Italian Journal of Library, Archives and Information Science = Rivista italiana di biblioteconomia, archivistica e scienza dell'informazione : 8, 2, 2017